なんだかどこかの漫画のタイトルのようですが、、、
皆さん、こんにちは。台風一過の爪痕に心が痛みます。皆さんの地域は大丈夫でしたか？
さて前回、ハイブリッドワークにおいて、
バーチャルオフィスを導入するメリットをお話しました。
ハイブリッドワーク時代だからこそ、
バーチャルオフィスが必要ですよ～！とお伝えしました。
▽前回の記事はこちら▽
ハイブリッドワークでバーチャルオフィスを導入するメリットって？Sococoを通じてわかったこと
ですが、実際のところ、現時点でのバーチャルオフィスには、
まだまだ課題があるのも事実です。
実際にバーチャルオフィスを利用、
運用されている方からは、こんな意見を耳にします。
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出社日は、ステータスを変更するのが面倒で、忘れてしまう
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テレワークする社員だけ使えばいいのでは？
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せっかく導入したのに雑談する人が増えない
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これまで使っていたチャットツールで十分かも・・・
これでは、せっかく導入したバーチャルオフィスを活用しきれておらず、
もったいないことです。
前置きが長くなりましたが、今回はこれらの課題について、
一つずつ解決のポイントをお伝えしていきたいと思います。
１）忘れてしまう
「ログインし忘れる」「ステータスを変更し忘れる」
こういった問題が発生するのは、
「社員の意識」に問題がある場合が多いように思います。
オフィスにあるタイムカードを忘れる人は、ほとんどいないですよね？
それは、タイムカードが出社/退社の証拠となり、
給与へ反映されるからです。
ハイブリッドワークでも、毎朝、仕事をする場所を問わず、
バーチャルオフィスに出社してから仕事を始めることを
チーム全体のルールとしてはどうでしょう。
（もちろん、弊社はこのルールでやっています）
このようなルールがあるとバーチャルオフィスに居なければ、
「山田さん、今日は休みね」と判断されます。
それは困りますよね。
さらに、仕事用のパソコンは、
バーチャルオフィスを自動起動できるよう設定しておけば、
ツールの起動忘れへの対応となります。
２）テレワークする社員だけ使うの？
もし皆さんが、バーチャルオフィスを「在宅勤務する社員用」に導入を検討していたら、
ちょっと待ってください！
企業内でコミュニケーションが必要なのは、社員やチーム全員です。
ある企業様から
「在宅勤務者は孤独になりがちなので、在宅勤務の人が雑談できるようにしたい」
という話がありました。
その企業様は、弊社のSococoを利用して、
働く場所によって集まる部屋を分ける運用をしていました。
つまり、同じオフィスにいる人は、バーチャルオフィス上でも同じ部屋にいて、
在宅勤務の人は、「在宅勤務」用の部屋に集まる形です。
この運用の場合、オフィスにいる人は、たとえバーチャルオフィス上に集まっていても、
雑談や相談はリアルでできるので、バーチャルオフィス上で会話をする必要性がありません。
そして、在宅勤務の方たちは、バーチャルオフィス上で集まっていますから、
寂しくはないのですが、いつも仕事を一緒にしている人とは限りません。
これでは、仕事の話や雑談がしやすいとは限りません。
今いる場所も重要ですが、バーチャルオフィスの場合は
「今、この瞬間、話しかけていいかどうか」が重要であると考えます。
仕事をしている場所はどこでもいいのです。
「この件、詳しい人いる?」
「関西で地震があったんだって、大丈夫？」と、
安心して声がけできる場所があることが、
仕事の効率化や、雑談をしやすくするのだと思います。
なので、働いている場所で区切るのではなく、
誰と一緒に仕事をしているか、で部屋を分けるのはよいと思います。
３）雑談する人が増えない
「バーチャルオフィスを導入しさえすれば雑談が増える」
と誤解をしている方も多くいらっしゃいます。
バーチャルオフィス上の同じスペース、
同じ部屋にいるからといって、
雑談が増えるわけではありません。
「ここにいる人は雑談OK」という場所やルールを作ったり、
雑談がしやすい雰囲気づくりをしたり、
雑談のきっかけとなるテーマを提供したりと、
運用をしていかなくてはいけません。
４）これまで使っていたチャットツールで十分？
新しいツールを導入するのは追加コストになります。
経営層はどうしてもその視点からみてしまいがちです。
特に、テレワークに後ろ向きな方は、コストに目がいきがちです。
しかし、バーチャルオフィスが適切に運用できれば、
毎月のオフィス賃貸料の削減になります。
固定費の削減を訴求材料として、上の方へプレゼンしてみてください。
（ずいぶん大きな話だなぁ～なんて思われそうですが、
経営層にとって、固定費の削減は魅力的なキーワードに違いありませんし、
最近、大企業でも都内にあるオフィスを大幅削減しています）
また、キーボード入力が苦手に方には、
部下にすぐに質問したり、声をかけたりできることを体験してもらいましょう。
チャットツールがいけないというわけではありませんが、
目から入る情報はとても重要です。
いつも一緒に仕事をしている「一体感」はバーチャルオフィスならではかと思います。
さて、いかがでしたでしょうか。
バーチャルオフィスは、単なる連絡ツールではありません。
フェアなテレワークを実現し、ハイブリッドワークで、会社の生産性を高め、
社員のワークライフバランスを高める、重要な「働く環境」だと考えます。
チームのひとりひとりが、その重要性を認識して、
取り組まないと、その効果は出てきません。
一朝一夕でできるものではありませんが、
会社の将来への展望を見据えたとき、
バーチャルオフィスを導入する苦労は、
今のうちに買っておいた方が得だと思いますよ。
バーチャルオフィスに興味を持ってくださった方は、
弊社が取り扱っている、Sococoをご覧ください。
