田澤由利の
テレワークブログ

田澤由利(株式会社テレワークマネジメント・株式会社ワイズスタッフ代表取締役)による、テレワークに関する情報や思いを発信。

Sococo, テレワーク製品・サービス

バーチャルオフィスを上手に活用するポイント

こんにちは。

梅雨入りして、洗濯物の部屋干し臭が気になる今日この頃です。

 

さて、以前、トライアルする際には、ぜひ目的を明確にしてくださいね、

とブログに記載したのですが、これがなかなかよい反響をいただいております。

皆様ありがとうございます。

 

トライアルこそ目的をもって実施を

 

ブログでは以下をお願いしました。

・目的を明確にする

・毎日みんなで使う

・自分の様子を発信しましょう

 

 

今回は、これらのルールを守ったうえで、

具体的にどうやって使えばより良いのか、

という「運用ルール」のお話をさせていただこうと思います。

 

バーチャルオフィスを検討する上で、皆さん必ずと言っていいほど課題を持たれていて、

それを解決できるのかを確かめられるために、試行しておられますね。

 

バーチャルオフィスの場合、トライアルと一言で言っても、

導入を決定するには、担当者だけでなく、多くの社員で実際に使うことが多いです。

 

そして窓口担当者様は、

スタッフの意見をまとめ上司に報告する立ち位置にいらっしゃる場合が多いように思います。

変な報告できませんから、トライアルを意味のあるものにしたいものです。

 

そこで大切なのが、参加者に一定のルールに従って利用してもらうことです。

これで評価がしやすくなります。(評価しないと報告できないですよね)

 

Sococoをトライアルいただく企業様のほとんどの方にお話をさせていただくのですが、

部屋に役割を設けることをお勧めしています。

 

たとえばこんな感じです。

Sococo運用ルール

 

Sococoの場合は、ステータス機能で自身の状態を表現することも可能ですが、

ステータスを変えるよりも、リアルと同様に、会議があれば会議室へ、

休憩したければ休憩室へ移動する運用ルールをお勧めしています。

 

「いちいちアバターを移動するのですか?」とも聞かれますが、

リアルな職場であれば、自分の体を動かさないといけないところをSococoでは、

ワンクリックで出来るのです。

そんなに手間ではないと思うのですが。。。

 

また、この部屋の移動をすることで、今、だれが会議中なのか、

それが社外との打ち合わせなのか、社何の打ち合わせなのかなど

パッと見て判断できますから、「今話しかけていいのか」がすぐわかるのです。

 

「いつ話しかけていいかわからなくて、

相手のスケジュールをわざわざ確認してからチャットでお伺い立ててるんです・・・・・」

 

なんて声が聞こえていたら、ぜひぜひお試しいただきたいです。

スタッフ全員が、互いに声がかけやすい運用ルールを模索しましょう。

 

さて、もう一つの運用ルールもご紹介します。

コロナの収束が見えてきて、ハイブリッド型のテレワークが増えています。

つまり毎日一定数はオフィスに出社して、一定数はテレワークをしている状況での

コミュニケーションの取り方に課題を持たれている場合に有効な運用ルールです。

 

ハイブリッド型の働き方は、出社/テレワーク、どちらかが「得」になってはなりません。

 

・出社すると、いろいろ先輩から話が聞けるからテレワークはしたくない

・ついついオフィスにいるスタッフで話が盛り上がって新しい企画が立ち上がったが、その日にテレワークをしていた人に共有されていなかった、、、

 

オフィスとテレワークで情報格差ができることは避けなければなりません。

そこでまたバーチャルオフィスの出番です。

 

オフィス勤務とテレワークの組み合わせの場合は、

オフィス勤務者が手間にならない程度に、

緩く、ざっくりとした状況共有ができるように配慮します。

 

オフィスに出社している人もSococoに出社して、「今、どういう状態か」が分かるように

最低限の運用ルールを作るイメージです。

 

お客様の対応中や、打ち合わせ、集中作業中はもちろん話しかけられないということが分かります。

オフィスでも、テレワーク中の社員からも話しかけられて問題ないときは「コワーキング」スペースに

いるようにします。

 

そうすれば、リアルの場がどこであろうと、Sococoを見れば、

相談したい相手とすぐに連絡をとることが可能になります。

 

業務内容によっても、ルールの作り方はいろいろあると思います。

企業様ごとに事前にルール化し、それをお伝えしたうえで、

トライアルいただくとより効果的な試行になるかと思います。

 

最後にトライアルに協力いただいたスタッフにはアンケートもお願いすると、

上司へ報告する際に役に立つでしょう。

 

アンケートのひな形のご用意もありますので、

トライアルの際は、お気軽にお問い合わせください。

私たちは、窓口担当者様のサポートもしっかり対応させていただきます。

 

Sococoに興味を持ってくださった方はぜひこちら