こんにちは。テレワークマネジメントのコンサルタント兼マネージャー「ふみやん」です。
皆さんの会社では、メール文化からの移行、進んでいますか？
メールは、これまで長い間、業務の根幹を担ってきましたが、欠点も併せ持っていました。
もともとメール文面は他者に見られてしまう可能性があり、見られたくないものはパスワードをかけた添付ファイルにして、そのパスワードを後から連絡しなければならず、結構な手間でした。
大きなファイルは送れないし、うっかり違う宛先に送ってしまうミスも恐ろしい。送っても読んでもらえたのかどうかはっきりしないし、原因不明のまま届いていなかった、という可能性さえあります。
さらに、メールは書いて送って読んで、の一つ一つが重たく鈍重で、素早い業務進行がなかなかできません。
メールを、SNS（チャットや投稿できるシステム）に置き換えられれば、これらの欠点はすべて克服できます。グループのメンバー以外には投稿やチャットは見られませんので、宛先間違いもなく安心ですし、パスワードをかけずに、大きなファイルも自在に送れます。既読かどうかわかりますし、「いいね」で応答も早く、迅速な業務進行が可能になります。いいことずくめです。
それでも、メールからSNSに移行する「脱メール」に、我が社は、なかなか踏み切れませんした。
今まで長い文章を段々に引用しつつ培ってきたメール文化を変えることは不安でしたし、SNSにもやはり欠点があります。なにより「うちの（複雑な）業務が、あんな短いチャットや投稿で進めていけるわけがない」というイメージが、拭い去れなかったのです。
しかし、どっぷりつかったメール文化からの脱却を目指し、我が社でもFacebookの業務用SNS「WorkPlace」を導入しました。SNSの欠点をカバーするために、別のドキュメント共有ツール（QuipやGoogleドキュメント）を併用し、運用方法を工夫しました。
SNS利用時の「困った」を、我が社では次のように解決しています。
◎投稿がたくさんあるので、読んでほしい人が読んでくれていないかもしれない。
・読んでもらいたい人には、必ずタグ付して直接連絡が行くようにしましょう。
・読んだら必ず「いいね」をするルールを決めて、互いに、読んだことを明らかにしましょう。
◎情報が多いので、重要な情報がどんどん流れて行ってしまう。
・SNSは、連絡ツール検討ツールと割り切り、検討結果のまとめや重要な情報は、別のドキュメントツールでまとめて保管しましょう。
◎じっくりとした議論ができない
・まとまった意見や企画などは、別のドキュメントツールにまとめ、SNSでは「見てください」連絡というように、役割を分けましょう。
・SNSで延々と議論するより、WEB会議で相談しましょう。
◎大事な情報がどこに投稿されたかわからなくなる（探せない）
・SNSの検索機能を十分に活用できるようノウハウを蓄積しましょう。
・投稿に、意識して「キーワード」を入れるなどして、検索しやすくなるようにしましょう。
◎いろいろな話題が混ざってしまい、とりとめがない
・業務ごとにグループ分けをしっかりして、グループではその業務以外の話題は避けるようにしましょう。（雑談グループを作って、雑談はそこで行っています）
運用方法を工夫することで、今では、社内の連絡にはほぼメールを使わなくないところまで、進んでいます。
皆さんの会社でも、SNSで、脱メール、進めませんか？
メールで業務を進めていたころに比べて、何倍も業務のスピードが上がるのを、実感できますよ。
#テレマネ
