田澤由利の
テレワークブログ

田澤由利(株式会社テレワークマネジメント・株式会社ワイズスタッフ代表取締役)による、テレワークに関する情報や思いを発信。

テレワークコンサルタント日記

会社貸与電話アプリに必要な5つの機能|テレワークコンサルタントのブログ

こんにちは。テレワークマネジメントのコンサルタント兼マネージャー「ふみやん」です。

前回、わが社で使っている「クラウド型内線システム」のお話をさせていただきましたが、実はそれだけではなく、会社貸与電話も、使っています。

営業系の方は、会社の代表電話や内線だけでなく個々に会社貸与電話をお持ちの方も多いでしょう。お客様から直接電話を受けて迅速に対応する速さも、業務には必要です。わが社でも事情は同じで、お客様のところに出向く社員は全員、直接お話できるよう、会社貸与電話を持っています。

貸与電話と言っても、これも内線同様、スマホのアプリ(電話アプリ)を使っています。

少し前までは、貸与電話機を持っていましたが、今は、電話アプリに変え、維持費も安い上に、充電の手間も要らず、格段に便利になりました。

さて、現在、スマホ用の電話アプリは世の中にたくさん出ています。でも、そのどれもが、業務用、会社貸与用に適しているわけではありません。

会社貸与用電話アプリにはどのような機能が必要でしょうか?

1.もちろんかけた通話料はきちんと会社負担になる

 業務で通話しているのですから、当然ですね。(私用に使ってはいけません)

2.通話履歴が残り、管理者が履歴を確認できる。

 業務で通話しているのですから、当然ですね。(私用に使ってはいけません)

3.独自の電話帳を持っている(社内で共用できることが望ましい)

スマホのアプリで電話がかけられるからと言って、自身のスマホの連絡先を会社用と兼用したくはありません。友達にかけるつもりがうっかりお客様にかけてしまった、なんてことは避けたいものです。わが社で利用している電話アプリは、ちゃんと専用の電話帳が用意されており、個人用電話帳で自分のお客様の番号を管理できるだけでなく、社内電話帳では社員の番号を、共用電話帳では共通のお得意様や関連企業を共有管理できます。電話番号変更なども共用電話帳ひとつを書き換えれば全員に伝わり、便利です。PCでも電話帳を管理できるので、最初にたくさんのお客様情報を登録するのも簡単
でした。専用の電話帳は必須の機能です。

4.もちろん安いこと、でもインフラもしっかり必要

月額基本料金、通話料金とも安いに越したことはありません。電話アプリの場合、電話機よりはずっと安いです。なかには無料の電話アプリも登場していますが、業務に使う電話ですから、電話通話品質を維持するためのインフラ(通信サーバーや通信回線)をしっかり構築しているところを選びたいですね。

5.IP電話の弱点をスマホ回線で克服

電話アプリは、基本的にネットを使うIP電話です。自宅や会社など無線LAN環境ならネット環境がよいので問題なく会話できるのですが、外出などして、LTE、4G、3G、さらに電波状況が悪いと、IP電話では会話しづらくなってしまいます。ネット環境が悪いと通話品質が低下してしまうというのが、IP電話の弱点でした。わが社が使っている電話アプリでは、この弱点を、そのときだけスマホの電話回線に切り替えて会話する「W-mode」という方法で克服しています。もちろん「スマホの電話回線を使う」と言ってもその通話費用はちゃんと会社もちになりますし、スマホの電話番号が相手に伝わることもありません。会社貸与電話の通話先はたいていお客様です。お客様に失礼があってはなりません。通話料が安い、扱いが便利だなどという社内事情で電話アプリを採用しても、通話品質が悪くて、お客さまにご迷惑をおかけしてしまっては元も子もありません。通話品質を保証してくれるこの機能は、外出の多い社員や田舎への出張が多い社員が特に重宝しており、この機能がなければ、わが社では、電話アプリ(IP電話)を導入することはありませんでした。それほど重要な機能なのです。

さて、皆さんの会社でも、貸与電話アプリをお使いですか?
電話アプリなら、内線システムと違って、一人分からでも気楽に始められますよ。
そしてそのよさ便利さをすぐに実感できます。

まずはあなたが、貸与電話を、電話アプリに変更してみませんか?

長い記事でしたがお読みいただきありがとうございました!

次回もお楽しみに!


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