田澤由利の
テレワークブログ

田澤由利(株式会社テレワークマネジメント・株式会社ワイズスタッフ代表取締役)による、テレワークに関する情報や思いを発信。

テレワークコンサルタント日記

「どこでもFAX!」の時代|テレワークコンサルタントのブログ

こんにちは。テレワークマネジメントのコンサルタント兼マネージャー「ふみやん」です。

テレワークできない業務のひとつとして、
「FAXで送られて来た紙資料の処理」をあげる会社はまだまだ多いです。
でもそれは時代遅れ。

今は、どこからでも使える「どこでもFAX!」の時代です。もちろん、わが社も!
在宅勤務者も簡単便利にFAXを活用しています。

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「どこでもFAX!」導入には、いろいろな方法があります。

◎どこでもFAX!導入法その1 「FAX複合機の活用」

どこの会社にもまずあるのが、FAX複合機。現在の複合機は、コンパクトなものでも本当に高機能です。例えば、

 ・受信FAXを印刷せずファイルとして保存(社内共通フォルダに保存)
  →社内全員が参照できます。
  →社外から社内共通フォルダへアクセスできる仕組みがあれば、社外からの利用もOK

 ・保存先をクラウドストレージの同期フォルダにすれば、クラウドストレージに保存
  →社外からの利用もOK

 ・FAX受信をメールで指定メールアドレスに通知(受信ファイルを送ることも)

これらの機能を活用すれば、あっという間に「どこでもFAX!」に変身です。
複合機のマニュアルをしっかり読んでご活用ください。

◎どこでもFAX!導入法その2 「インターネットFAX(サービスサイト型)」

インターネットFAXを使えば、FAX複合機は要りません。すべてはインターネット上のサービスサイトで行えます。社内からでも社外からでも、サービスサイトにログインさえすれば、受信FAXの一覧から必要なFAXだけをダウンロード・印刷もできますし、自PCのファイルをFAX送信も可能です。FAX受信通知メール機能もありますので、見逃しもありません。
次に挙げる「メール型」よりは費用が高価ですが、サービスサイトに受信FAXがずっと残っていますので、いつもはFAXを見ていない人が突然昔のFAXを探す、というようなことも可能。安心してお使いいただけ、お勧めです。

◎どこでもFAX!導入法その3 「インターネットFAX(メール型)」

こちらは、サービスサイトを持たず、受信FAXがメール添付で届くサービスです。メール添付でFAX送信も行えます。メールを受け取った人以外は受信FAXを扱えませんので、FAXを受ける担当者が決まっている部署にお勧めです。

あなたの会社にフィットする方法は、みつかりましたか?
「どこでもFAX!」で、テレワークでも楽々活用、始めましょう。


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