田澤由利の
テレワークブログ

田澤由利(株式会社テレワークマネジメント・株式会社ワイズスタッフ代表取締役)による、テレワークに関する情報や思いを発信。

テレワークコンサルタント日記

バーチャルオフィスは「まるでオフィス」|テレワークコンサルタントのブログ

こんにちは。テレワークマネジメントのコンサルタント兼マネージャー「ふみやん」です。

在宅勤務者が多く、かつ北海道、東京、奈良というばらばらな拠点で仕事をしている我が社では、「Sococoバーチャルオフィス」ツールを使って、視覚化したコミュニケーションを実現しています。

※ブログ下の方に、バーチャルオフィスを説明した動画を掲載しています!動画をみる前に、まるでオフィスなシーンをご紹介^^…↓以下よりどうぞ。※

このバーチャルオフィスツール、マネジメントにも役立つ、というお話を以前しましたが、それだけではありません。このツールを使えば、離れているのに、「まるでオフィス」なんです。

「まるでオフィス」なシーンをご紹介しましょう。

●「おはようございまーす」

朝、仕事開始時にPCを立ち上げたら、まずは声をだして挨拶です。
我が社では、皆が「バーチャルオフィス」の一室に集まって仕事をしていますから、気軽に話しかけられます。まるでオフィス。

●「○○さーん、1番に××様よりお電話です」

クラウド型内線システムを導入しているので、代表電話にかかってきた電話を在宅勤務者のスマホに内線転送できます。その転送連絡を、バーチャルオフィス内で音声で行っています。
まるでオフィス。

●「誰か、××について、分かる人いませんか?」

宛先を限定しないコミュニケーションは、従来のツールでは全員をグループ化して呼び出す必要があり、結局遠慮してしまいがち。バーチャルオフィスなら気軽に聞いて、効率アップが図れます。
まるでオフィス。

●「横からすみません。それ、良い事例を私知ってます」

他の社員同士の会話に、横入りも簡単です。思わぬ人からの助け舟で問題が解決することも。
まるでオフィス。

●「今メール送ったので、急いで確認してもらえます?」「今見ますね」

「メール送ったと電話する」なんて冗談みたいですが、たくさんのメールの中、すぐに気づいてもらえないかも知れません。急ぎの場合は、この一言声をかけるだけで、業務がとてもスムーズです。Sococoのチャットや会話なら電話よりずっと気楽に、隣の同僚に話しかけるようにお願いできます。
まるでオフィス。

●「会議、A会議室で始めてますー。来てねー。」

WEB会議ツールは、開始時間を忘れている人にいちいち再度連絡を入れて集めなければ会議を始められません。普段のコミュニケーションツールとWEB会議が一体化しているバーチャルオフィスなら、その人のアバターをちょいと「呼ぶ」だけ。すぐ会議室に来てくれます。ちょうど、会議室からオフィスの社員を手招きして呼ぶ感じです。
まるでオフィス。

●○○さん、忙しそうだから、あとで話そう。

従来のコミュニケーションツールの一番のネックは、相手の状況が見えないこと。いいタイミングで話しかけられればいいのですが、状況が見えないと、今話しかけていいかなあ、忙しいかなあ、と逡巡することも。バーチャルオフィスなら、大丈夫。

 応接室にいる:お客様対応中
 会議室にいる:社内会議中
 自席に戻っている:集中作業中
 電話ボックスにいる:電話中。
 自由席にいる:話しかけても大丈夫。
 「忙しい」マーク付:話しかけ禁止
 ステータス表示:今日の外出予定を入れておき、参考にする etc…

相手のアバターがいる場所やステータス表示で、ここまで状況が分かります。
まるでオフィス。

…いかがですか?
「まるでオフィス」な働き方ができるバーチャルオフィスツールSococo。
このツールで、離れていることの不安とデメリットを大きくカバーしてもらっています。
もうこれなしでは仕事ができません。

ぜひ、バーチャルオフィスツールをお試しください。機能がわかる動画はこちら。



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